Jak jsem téměř zkrachoval: Sledování, plánování, řízení

Mou poslední chybou bylo (ne)řízení. Pokud jste nečetli úvod a první, druhou a třetí chybu, tak se na ně vrhněte před čtením tohoto článku. Uvedou vás do kontextu proč o nich píšu.

Určitě znáte tu definici startupu, kde podnikatel skočí z útesu a během pádu se z toho co má v batohu snaží sestavit letadlo a nenapálit to do země? No tak nějak podobně to fungovalo i u mě, plus jsem k tomu ještě padal se zavázanýma očima.

Začátkem loňského roku jsem fungoval tak, že když byly peníze na účtu, tak vše fičelo. Když nebyly, tak se utáhly kohoutky a moc to nefičelo. Tušil jsem asi kolik co vydělá a zda na něco je, nebo není. Ale absolutně jsem nevěděl, kdy nějaké platby přijdou, co si můžeme dovolit, kde máme nejvyšší náklady atd.

Také jsem vůbec neměl historická data, nevěděl jsem, kam se podívat a dokázat odhadnout třeba jak by to mohlo vypadat o prázdninách, či před vánoci.

První krok tedy byla příprava Dashboardu. Dashboard je taková nástěnka s důležitými čísly. Je důležité na ni mít pouze ta čísla, které opravdu hrají důležitou roli a dle kterých se dá rozhodovat kam dál. U každého projektu to jsou jiná čísla a dokonce to může být pouze číslo jediné. Ukázku globálního dashboardu napříč projekty jsem ukazoval již v článku o financích.

Například u SupportBoxu mám pouze jediné číslo MRR (Monthly Recurring Revenue), tedy částku, kterou nám zákazníci platí každý měsíc. Toto je jediné číslo, které mě zajímá a je důležité aby rostlo. Od MRR se totiž dá odvodit vše ostatní.

U E-mail Ninji je důležitý konverzní poměr squeeze page a konverzní poměr z magnetu na platící zákazníky. Pokud se budou obě čísla neustále zlepšovat, potom stačí jen přivádět více návštěvníků a opět se dá předem spočítat, kolik projekt vydělá.

Zpět k dashboardu. Na začátku měl pouze 3 čísla: Revenue, Costs, Profit. Tedy kolik se vyfakturovalo, jaké byly náklady a jaký je profit. A to za všechny projekty dohromady. Víte co jsem zjistil? Že profit je záporný. A to hodně :). Určitě vás napadne, že jsem si toho musel všimout atd. No nevšiml. Respektive asi jsem to tušil, ale totálně jsem to ignoroval. Správa financí je asi moje nejhorší stránka. Proto jsem si musel vybudovat opěrný aparát právě v podobě nástěnky.

Když už jsem věděl základní čísla, tak jsem si přidělal možnost udělat srovnání s libovolným předchozím obdobím. Nejsou důležitá až tak absolutní čísla, ale hlavně trendy, co se jak vyvíjí. Následoval rozpad dalších čísel, abych měl podrobný přehled. Revenue jsem rozepsal dle jednotlivých projektů. A stejně tak náklady, kde sleduji mzdy, PPC, software, služby a affiliate.

Vše je přístupné také z mobilu a to nejen pro mě, ale pro všechny mé kolegy. Kdokoliv z firmy ihned vidí, kolik co vydělává, čemu se daří a čemu nikoliv. Je to velmi důležité, protože jedině tak může každý převzít zodpovědnost také za finanční výsledky chodu projektu.

Když jsem měl základní finanční dashboard, tak mě zajímalo také to, jak se vede různým kampaním. Kolik který zdroj vydělal a na co se zaměřit více a na co méně. Sednul jsem si k tomu jeden víkend a udělal jsem si další nástroj, který mi ukazuje jednotlivé vstupy do mé e-mailové databáze a k nim kolik lidé, kteří přes ně vstoupili u mě utratili a také kdo konkrétně to byl.

Libovolně v čase se tak můžu podívat třeba kolik mi vydělal webinář zdarma s hostem. Vidím, že noví lidé, které jsem do DB díky webináři získal, u mě letos utratili 46.319 Kč. Dohromady i s kontakty, které jsem už v DB měl předtím a přesto viděli webinář, u mě utratili 191.524 Kč. Dále vidím za jaké produkty to bylo. Neboli, zda byla dobře kampaň zacílena a jednotliví zákazníci dále postupují funnelem tak jak jsem zamýšlel. No a v posledním sloupci vidím konkrétní e-mailové adresy, kdo to je.

Toto vše se generuje automaticky a máme k tomu neustálý přístup. Další věcí, kterou jsem zavedl, jsou reporty. Každý expert, se kterým spolupracuji, mi jednou týdně / měsíčně zasílá report z jeho oblasti. Jakub, který se mi stará o e-mailing, mi zasílá každé pondělí report, kolik nám přibylo nových e-mailových adres v databázi. Report je rozdělen na jednotlivé segmenty, které využíváme a hned je jasné, čemu se daří, jak zafungovala nějaká marketingová akce atd.

Součástí tohoto reportu je také několik vět. Chci vždy osobní zhodnocení toho, co se povedlo, nepovedlo, jakou příležitost tam vidí a případně také třeba zda si nevšimli něčeho čemu bych měl věnovat zvýšenou pozornost. Toto slovní hodnocení je myslím velmi důležité a proto nejsou ty reporty zautomatizovány, protože takto se nad nimi musí zamyslet.

Dalším fungováním naslepo bylo řízení projektu. Používali jsme několik systémů a víceméně pouze za tím účelem, abychom měli kam zapisovat chyby, které nám klienti nahlásí. A vývoj nových funkcí byl zadáván tak, že jsem si s programátorem zavolal a řekl jsem mu jakou feature bych si představoval a on to naprogramoval. Když byla hotová, tak jsme si zase zavolali a vymysleli novou feature. Problém nastal, když jsem zrovna nebyl ten den dostupný, tak programátor neměl co dělat. Také jsem si nikam nezapisoval nápady a vše lovil v paměti.

Takto to s rostoucím týmem dál nešlo a zkusil jsem navrhnout, že budeme řídit projekty v Trellu. Obdobně jako s dashboardem, tak i v Trellu jsme začali velmi jednoduše. Založili jsme nástěnku AffilBox a tam dali tři seznamy: Todo, Progress, Done. Neboli: co je potřeba udělat, na čem se právě pracuje a co je hotovo. Ze dne na den najednou celý projekt (a obdobně i ostatní) začaly dávat smysl. Stačilo mi 5 vteřin a hned jsem věděl kdo na čem dělá a co se bude dělat dále. Případně co už je hotov a mám to otestovat.

Takto třeba vypadá board pro úkoly zadávané externistům. Vše je dokončeno, nic aktuálně není rozpracováno, takže to je v archivu.

Postupně nám začal seznam ToDo bobtnat, jak jsme dostávali nápady na nové funkce. Tak jsme ještě zařadili seznam Ideas, kam tyto nápady zapisujeme. A během měsíců přibyly další sloupce. U každého projektu je to jinak. SupportBox má třeba aktuálně 11 sloupců. Postupně úkol putuje od nejlevějšího do nejpravějšího. Vše je krásně přehledné a vždy je vidět na čem se dělá a kdo to dělá a kdy to bude.

V SupportBoxu vypadá board následně.

• Ideas – zde shromažďujeme nápady pro inspiraci do budoucna
• Discuss – zde máme témata k probrání na tento týden Z těchto témat se mohou a nemusí stát nové funkce.
• Bugs –  chyby a nedokonalosti, které jsme objevili, nebo nám někdo nahlásil
• ToDo – věci, na kterých se bude pracovat v nejbližších dnech
• In Progress – věci, které jsou právě rozpracované
• Done – hotové věci, které jsou ještě u programtára, grafika apod. a nebyly nahrány na server
• On Dev server – věci určené k testování
• Tested – úspěšně otestované věci. Pokud něco neprojde testem vrací se zpět do In Progress.
• App Server – věci nahrané na produkční server. Nyní znovu otestujeme a případně informujeme klienty, kteří danou funkci požadovali, nebo nahlásili chybu.
• 14.12.2015 – týdenní archiv pojmenovaný datem pondělí, kdy byla daná věc archivována. Dokážeme tak snadno dohledat do minulosti kdy se co dělalo.

Ať už řídíte projekty v čemkoliv, tak potřebujete kdykoliv vidět co kdo dělá a kdy to bude hotové. Pokud to tak máte, dá se vše najednou plánovat a řídit. Nejsou žádné prostoje a na nic se nezapomene. Pokud má něco vyšší prioritu, tak se to pouze jednoduše přešoupne výše v daném sloupci a jede se dál. Je to opravdu hračka.

Poslední věcí, kterou jsme přidali je Slack. Slack je chatovací aplikace. Protože jsme firma, která nemá jednu kancelář, ale každý pracuje odtud, kde zrovna je, tak nějaké místo, kde se můžete “potkat” a vyřešit rychle co je potřeba je nesmírně důležité. A právě Slack je pro nás takovou kanceláří.

Máme do něj napojeno spoustu informací. Například, když někdo změní cokoliv v Trellu, tak se to pošle do Slacku do místnosti k danému projektu. Pokud si někdo registruje naši aplikaci, tak se o tom dozvíme. Když někdo zaplatí, šup notifkace do Slacku a všichni máme radost. Při nasazování nové verze aplikace se posílá průběh opět do Slacku, takže opět všichni víme co se děje.

Je to dnes nejdůležitější aplikace ve firmě a vůbec nechápu, jak jsme předtím mohli fungovat a komunikovat. Teda vím, používali jsme Skype a bylo to šíleně neefektivní, nic se nedalo dohledat a pořád to padalo.

O rok později už nepadám poslepu. Právě naopak vidím o pár kroků před sebe a je to neskutečný pocit. Mám mraky dalších tabulek a scriptíků, které používám. Třeba můj nejoblíbenější, který mi predikuje, kolik která aplikace bude vydělávat v příštích 3 měsících podle historie za posledních pár let.

Je to neskutečný pocit mít věci (aspoň částečně) pod kontrolou. A také to dává možnost odjet. Opustit na pár dní firmu a všichni vědí co mají dělat, kam se podívat, co je jak důležité a jak to zafungovalo.

Přečtěte si také ostatní díly této série:

Jak jsem téměř zkrachoval: Úvod
Jak jsem téměř zkrachoval: Finance
Jak jsem téměř zkrachoval: Mnoho rozdělaných projektů najednou
Jak jsem téměř zkrachoval: Lidi
Jak jsem téměř zkrachoval: Sledování, plánování, řízení