Jak si organizuji čas a jak mám nastaven Todoist

Organizace času, osobní produktivita a další podobné termíny jsou pravidelným tématem snad každého podnikatele. Kdo by nechtěl být produktivnější zvládnout více a rychleji?

V minulosti jsem zkoušel různé postupy a systémy jak si s organizovat svůj čas. Zkoušel jsem si psát všechny úkoly do kalendáře a postupovat přesně podle toho co jsem tam napsal. Problém byl, že jsem nikdy nevěděl, jak dlouho by některá činnost bude trvat, takže někdy se mi události překrývaly a jindy mi naopak čas chyběl.

Zkoušel jsem si psát všechno do Todo aplikace ale zase jsem měl problém s časovým uspořádáním kdy se kdy se má co stát a prioritami.

Postupně jsem přešel na následující rozdělení. Události, které mají nějaké konkrétní datum, či čas, si zapisuji do kalendáře a události u kterých je jedno, kdy a v jakém pořadí je udělám, si zapisuji do todolistu.

Několik let jsem používal aplikaci Things, která vypadá nádherně. Před rokem a půl jsem přešel na Todoist a jsem nesmírně rád. Tím hlavním důvodem bylo zejména možnost organizovat si jednotlivé úkoly do různých pohledů přesně tak, jak během dne pracuji.

Takže nyní používám kalendář a Todoist a mám vše pohromadě, abych na nic nezapomněl a všechno udělal včas a se správnou prioritou.

Rozdělení týdne

Týden mám rozdělaný podle jednotlivých dnů na činnosti které vykonávám. Protože ve firmě zastávám vícero úloh, jako třeba marketing, produkt atd.,  mám jednotlivé dny rozděleny podle těchto hlavních oblastí. A to následovně:

Pondělí operativa – Po neděli mám plno poznámek a nápadů, které jsem si zapsal na procházkách, ve sprše, či jen obyčejným povídáním si s kamarády,  manželkou atd. Obdobně i klienti se na mě obracejí s řadou požadavků právě v pondělí a já mám ráno plnou schránku e-mailů, které je potřeba vyřešit. Pondělí tak slouží k zorganizování celého zbytku týdne a určení priorit k vyřešení těchto drobných věcí, aby mě dále po zbytek týdne nerušily.

Úterý buffer – Tento den nemá konkrétní určení a využívám jej, abych sem zařadil úkoly, které bych jinak dělal v následující dny, nebo jsem je nestihl v dnech minulých. Nebo potřebuju dělat něco většího, co jde napříč různými projekty úkoly atd. Každých čtrnáct dní mám v úterý Master-mindové skupiny, takže zde využívám tento den právě na na to.

Středa marketing – Celou středu věnují pouze marketingu a všemu s tím spojeným. Vymýšlím nové kampaně, nové funnely, komunikuji s obchodními partnery atd. Pokud například v pátek najdu zajímavé video, jak nastavit PPC kampaň, tak si ho označím M jako marketing a a přiřadím si ho na středu. A pokračuji dále v práci na produktu (viz. pátek).

Čtvrtek konzultace – Čtvrtek mám věnovaných klientům, konzultacím, schůzkám a dalším aktivitám, které se netýkají přímo mě a mého byznysu. Mám  opět jasně daný den, kdy můžu jasně říci klientům, že budu v Praze a můžeme se potkat. Tato práce na klientském byznysu mi tak nenarušuje můj běžný den a netříští moji pozornost v jiné dny.

Pátek produkt – Pátek věnuji produktu a směřování projektů. Přesun kartiček v Trellu, abychom vždy věděli, co má prioritu a na čem se má pracovat. Také v pátek volám s našimi zákazníky, abych zjistil co potřebují, co máme přidat a jak zlepšit právě náš produkt. Povětšinou mi tato činnost nevystačí na celý den a tak si sem přidávám sledování záznamu webinářů, čtení článků a další věci související zejména se středečním marketingem. Až se oteplí, chci zase v pátek jezdit dříve domů.

Rozdělení dle priorit

Ne každý úkol je stejně důležitý a tak bychom k nim měli i přistupovat.

P1 je nejvyšší priorita. Jsou to úkoly, které se opravdu musí udělat. Tzv. velké kameny, tedy věci, které hýbají opravdu byznysem kupředu a nebo mají určitý důvod, proč musí být hotový právě v ten den (deadline) a nelze je odsunout.

P2 jsou úkoly, které by bylo dobré udělat, ale svět se nezboří. Mívám tady takové úkoly, jako poslat doklady účetní, vypsat si affiliate provize apod. Tedy ty, které se musí udělat v horizontu jednoho, či dvou dnů, ale priorita jedna je důležitější.

P3 moc nepoužívám. To spíše ponechám úkol bez nastavené priority. Ale občas chci říci že tento úkol by měl být udělaný právě v ten den a proto P3 nastavím.

Zbytek – Ostatní úkoly nechávám bez priority. To znamená, že je dělám, až na ně zbyde čas po P1-P3. Nebo se posunou na nějaký další den, či týden. Prostě někam kde na ně bude prostor.

Když nějaký úkol posouvám již poněkolikáté, zamýšlím se jestli by nebylo lepší ho smazat, nebo jej zapíšu do Evernote a třeba se k němu někdy vrátím. Případně pokud bude dostatečně důležitý, tak se mi připomene sám.

Toto jsou hlavní koncepty toho, jak si organizuji svůj čas. Jak kalendář, tak rozdělení dnů i priorit lze nastavit v libovolném systému či kalendáři. To proč jsem si vybral právě Todoist pro organizaci svého času, jsou různé pohledy a třídění nástěnky, abych viděl vše co mám udělat a ve správné posloupností.

Jak mám nastaven Todoist

Toodist to nazývá filtry, které lze různě seskupovat, upravovat a ukládat. Já jsem si díky tomu sestavil nástěnku, která mi vyhovuje a to následujícím způsobem:

p:inbox, overdue &!p:inbox, (p1 | p2 | (today | overdue)) & !@někdy & !@večer & !tomorrow & !p:inbox & !#review & !@telefon & !@email & !#osobní & due:today, #osobní & !@ve_městě & due:today, #review & due:today

Nejprve mám inbox, neboli schránku, kam si zapisuji všechny nové úkoly. Nijak je nerozděluji, netřídím, nezařazuji nepřiděluji prioritu nic.

Poté následují úkoly, které jsou po termínu a je potřeba jim přidělit nový čas, nebo je úplně odstranit.

Následují úkoly s prioritami a obecně všechny pracovní úkoly, které nemám udělat doma, nebo venku.

Další sekce jsou osobní úkoly, jako třeba co musím udělat doma, na co se podívat apod.

Poslední částí je Review, ve které je pouze jeden úkol, který se opakuje každý den. Tes se skládá z s asi 20 podúkolů, jako je projít si všichny e-mailové schránky, připravit si úkoly na další den, zapsat si je do inboxu, odpovědět všechny rychlejší e-maily a pár dalších drobných budů, které dělám předtím, než odejdu domů z práce.

Jak postupuji dle Todoistu

Takto sestavená nástěnka mi umožňuje v kteroukoliv chvíli přijít k Todoistu, podívat se na první úkol, který je úplně nahoře a hned s ním něco udělat. Nemusím si tedy vybírat z 50 úkolů, které mi někde visí na papírku, a rozhodovat se, co je ten správný, ale beru první a hned makám.

Nejprve si zatřídím úkoly, které jsem si poznačil například na schůzce, při telefonu, cestou do práce, při čtení knížky apod. Potom pokračuji úkoly, které jsou po termínu a je tedy potřeba na nich zamakat, nebo jim přiřadit jiný termín. Toto po většinou netrvá déle než 10 min. Takže 10 min. poté co přijdu ze schůzky, nebo do práce jsem pěkně nastartován do pracovního tempa a jedu.

Hlavní část úkolů na daný den mám seřazenou pěkně podle priorit. Vidím barevně rozlišeno, čemu se mám věnovat. Věnuji se nejdříve těm důležitým úkolům. Mám na ně dokonce udělaný samostatný filtr, takže se můžu snadno přepnout na Big Stones, aby mě nerušily ostatní úkoly a jedu od shora dolů.

Když odcházím z práce, projdu si úkoly v části Review, abych si udělal pořádek ve všech e-mailových schránkách a připravil úkoly na další den.

Doma mě potom čekají úkoly označené projektem doma. Takže je mám pěkně oddělené od těch pracovních.

Jak to vypadá v praxi?

Takto aktuálně vypadá můj Todoist, když se na něj podívám.

Před chvílí mi volala manželka, že mám cestou vyzvednout balíček, takže je to zatím nezatříděný úkol, který dám do projektu #osobní a „tod“ (neboli dnes)

Dále mi tam visí ze včera úkol s oslovováním speakerů na SupportDay.

Potom úkol s největší prioritou je napsání tohoto článku, proto na něm pracuji.

Až jej dokončím, budu přesouvat domény k jinému registrátorovi.

Bez priority tu mám poznámku z jednoho videa, které jsem dopoledne sledoval ohledně obsahového marketingu. Toto jen přiřadím do příslušného dokumentu v Evernote.

V sekci #osobní mám doporučení od kamaráda na zajímavý seriál na Netflixu, na který chci večer mrknout.

No a končí to Review, který si projdu před odchodem z práce.

Pro úplnost sem dám ještě screenshot všech mých projektů a všech kategorií do kterých je rozřazuju.

Vychytávky

A aby bylo zapisování úkolů do Inboxu co nejjednodušší mám na klávesovou zkratku nastaveno vytvoření nového úkolu, který spadne do Inboxu (pokud jej nezařadím). Takže ať jsem v jakékoliv aplikaci, zmáčknu Cmd+Shift+N a objeví se následující řádek.

Co nesmírně zrychluje práci jsou zkratky, kterými lze rovnou při zadávání úkolu jej přiřadit do určitého projektu (# + název projektu), přidat štítek (@ + název štítku), nebo zadat datum, kdy se má uskutečnit („mon“ pro pondělí, „every friday“ pro každý pátek apod.).

Závěr

Toto je můj systém, jak si organizuji práci a čas. Tento systém vyhovuje mé osobnosti a způsobu, jakým pracuji. Chtěl jsem to sepsat již dlouho, protože jsem jej již vysvětloval a naučil řadu lidí.

Pokud používáš jiný postup, nebo jsou v Todoistu šikovné věci, které jsem zde nepopsal, budu velmi rád, když je doplníš do komentáře, velmi rád se poučím.