Jaké nástroje používám pro organizaci času a řízení projektů
Organizace času a používání rozličných nástrojů je velmi oblíbené téma k diskuzi. Kdo by nechtěl být lépe organizovaný a řídit si lépe čas? Zkoušel jsem různé nástroje, mnoho technik, jako GTD, ZTD apod. Ale je to velmi individuální věc, každému vyhovuje něco jiného a jen velmi těžko jde na sebe naroubovat systém někoho jiného. Proto berte i následující aplikace tak, že subjektivně vyhovují mně, mému pracovnímu stylu a mému mozku.
Mojí nejpoužívanější aplikací je rozhodně Mail. Denně mi přijde 100-250 emailů a odešlu jich 50-100. V inboxu si nechávám všechny zprávy, které vyžadují nějakou moji akci. Pokud čtu zprávu a dá se na ni odpovědět do 2 minut, tak to provedu hned. Pokud se jedná o nepodstatné věci, tak emaily mažu a ty důležité zařazuji do složek. V inboxu mi tedy zbydou pouze zprávy, které je potřeba udělat za delší čas. Pokud se z emailů dají udělat nějaké úkoly, tak tyto přepíšu do TODO aplikace Things.
Things
Pro každodenní úkoly používám Things. V této aplikaci mám úkoly, které by měly být udělány v daný den. Zapisuji si sem také nápady na příspěvky na blog a odkazy, na které se chci podívat. Vše ale v kontextu pouze jednoho dne. Takže na odkaz se podívám, pokud je užitečný, tak putuje do Pocket, nebo do RSS čtečky, pokud ne, tak smazat. Pokud to je něco, co nechci vyřídit dnes, tak jej přesunu do Inboxu, kde nechávám úkoly vyhnít. Stejně tak i nápady na příspěvky na blog. A pokud je zde daný nápad déle než 14 dní, tak jej smažu, protože nebyl dost dobrý na to, abych jej přesunul do denních úkolů a napsal jej.
Reeder
Za poslední 4 roky jsem přečetl přes 80.000 RSS článků. Všechny přidávám do Google Readeru a pro synchronizaci s tímto agregátorem mám na všech zařízeních nainstalován Reeder. Super jednoduchá a přehledná aplikace. V Reederu většinou jen scanuju nadpisy a první odstavec, pokud se mi článek pozdává, tak jej pošlu do Pocketu.
Do pocketu putují také články z Facebooku, odkazy z jiných článků a vše je opět synchronizováno s dalšími zařízeními. Výhodou pocektu je, že ze stránky vytáhne jen obsah článku a všechny bannery, komentáře apod. skryje a tudíž není čtení ničím rušeno. Nejčastěji čtu v metru, když někam jezdím po Praze.
Evernote
Tomuto nástroji jsem přišel na chuť teprve před dvěma měsíci. Nikdy jsem nechápal, co na něm všichni vidí. Ale za ty poslední dva měsíce se u mě stal takovou knowledge base, kde mám zápisky z knížek, z přednášek, ze školení. To vše spolu s fotografiemi a audio nahrávkami. Také si tam ukládám i zajímavé produkty a nápady. Vše mám pěkně otagováno a je velmi snadné se k tomu kdykoliv vrátit.
ActiveCollab
Pro řízení projektů a zaměstnanců jsem do firmy koupil ActiveCollab. Skvělý nástroj na řízení projektů. Velmi přehledný, umí vše co při běžné práci používáme a vše zobrazuje ve velmi srozumitelné a přehledné podobě.
Dříve jsem užíval pocket. Je to velmi dobrá aplikace, avšak trochu mi vadil design tak jsem se porozhlédl po něčem jiném. Najdříve jsme nalezl Readability, která je designově velmi krásná, avšak po stránce uživatelské trochu zlobí (blbě se v tom posouvá k dalším článkům) a potéí jsem nalezl dle mého úsudku svatý grál na čtení – Instapaper. Sice stojí peníze, avšak je to tou nejlepší investicí. Designově je kompromisem mezi Readability a pocket, avšak uživatelsky je to vysloveně briliantní čtečka. Font je příjemný, formátování také, je to kompaktibilní s mnoha dalšími nástroji (chrome, rss reader,evernote, icab aj) a co je vyloženě bomba – na základě GPS to mění pozadí (mezi černou a bílou) dle toho, jestli je den nebo noc. Za mě (zaujatě) – doporučuji Instapaper.
Já používám googlovské Ibsightly a jsem spokojen. Je to jednoduchy nastroj a zdarma.
Uplne koukam kolik pouzivate aplikaci a posilate mailu. Jedu si one-man show a zivy me „pasivni“ prijem a tech 50 – 100 mailu mam na 1/4 roku a to zrovna musim nakupovat odkazy nebo mit naladu furt nekoho prudit. Na to-do listy jsem zkousel nekolik aplikaci a nakonec jsem zkoncil u notepadu/nekolika textovejch souboru na plose kam si orientacne zapisuju body a napady na cem chci pracovat. Jelikoz nejsem vazanej terminy (pasivni prijem), tak je „jedno“ jestli neco neudelam. Takze nepotrebuju pripominatka a delam to na co mam chut nebo to co mam v hlave. Bokem (v txt nebo v hlave) mam samozrejme osnovu (2-3, kratkodoby a dlouhodoby to-do) kterou dle podminek upravuji. Vzhledem k mnozstvi webu mi dost casu zabira analyza toho do ceho venovat nejvic casu, ale nakonec stejne dospeju k tomu ze je lepsi neco delat ,nez premejslet co delat. Moje heslo zni vse co nejvic zjednodusit a delat to co se na co mam zrovna chut.
Mario, je to uplne mimo misu, ale k blogu bych ti dal jednu radu, co treba pomuze, treba zvysi navstevnost…nebo treba taky ne, ale nemuzu si ji odpustit. FAVICON..je hodne lidi, co nepouzivaji RSS ctecky nebo i tech, co je sice pouzivaji, ale s tim, ze v zalozkach maji i blogery, co navstivi, ikdyz nevysel novy post. Ale ted nastava to, kdy se ma projevit vizualni pamet a to tak, ze jdu po obrazcich…takhle dochazi k tomu, ze chces napr. otevrit blog toho a toho, ale ty bez faviconu jsou ve velike skupine, kdy da hodne namahy ho dohledat. Kdyby mel favicon, tak je tohle no problem 🙂
Já funguju taky úplně stejně jako Hajdalák, časem jsem zjistil, že to je to jediný, co je pro mě nejsnazší a dokážu se toho držet. Problém byl občas v tom, že jsem makal na více pc a tak jsem měl soubory a to-do vždycky jiné. To se naštěstí dalo řešit díky Google Docs 🙂
Delegovat, delegovat, delegovat. Proto jsem „zaměstnal“ na určité věci přítelkyni a mám toho mnohem méně. Dřív mejlů, že jsem nevěděl co dřív a teď mně přijde pár mejlů za den a to ještě musím někomu psát, abych vůbec dostalemail.
= odhánět emaily, jak to jen jde.
Taky se přiznám, že používám hodně Evernote, zpočátku jsem to taky moc nechápal, ale časem jsem jím nahradil veškerou dokumentaci vedenou ve Wordu…
Jaký je rozdíl mezi BaseCamp a ActiveCollab? Proč jsi zvolil ActiveCollabM
BC je spíš na takové diskutování okolo úkolů
AC můžeš přiřazovat konkrétní úkoly konkrétním lidem, diskutovat, psát poznámky, počítat odpracované hodiny, umí se to napojit i na systém s verzí zdrojových kódů atd.
BC je na velmi jednoduchou diskuzi nad projektem
AC na řízení vývoje projektu
My používáme V BaseCampu přiřazování úkolů konkrétním lidem, můžeš i psát a diskutovat, lze počítat odpracované hodiny, i na BC existují externí doplňky, takže i toto asi nějak funguje. Ale s tím už nemám zkušenost.
Dnes jsem zkoušel Activecollab a mohu taky jedině doporučit.
Zkoušel jsem několik aplikací, asana, bootcamp a všechny byly stejné, sice byly relativně inteligentně řešené, ale pořád mi to nějak nesedělo.
Zhruba před 2 měsíci jsem našel pracovní síť gettick a velice mě zaujalo jejich řešení, vše je na jednom místě, emaily, kalendář, soubory, správa kontaktů, tak jsem to vyzkoušel, te’d to používáme ve firmě a naprostá spokojenost. Díky tomu už nemusíme používat ani takový pravěký nástroj, jako je outlook 🙂